Archivage Documentation IA : Durées et Obligations Complètes
Fait alarmant
83% des entreprises utilisant l'IA n'ont aucune politique d'archivage conforme. Pourtant, l'IA Act impose de conserver certains documents pendant 10 ans.
Votre système IA tourne depuis 3 ans. Un contrôle arrive. L'inspecteur demande les logs de décision du 15 mars 2023.
Pouvez-vous les produire ? En combien de temps ? Sous quel format ?
L'IA Act européen impose des obligations d'archivage strictes pour tous les documents liés aux systèmes d'intelligence artificielle. Et contrairement à ce que beaucoup pensent, ces obligations ne se limitent pas à la documentation technique. Logs, formations, incidents, contrats... tout doit être conservé selon des durées précises.
Par Loïc Gros-Flandre
Directeur de Modernee - Agence IA et Fondateur de Soignant Voice. Expert en conformité IA et gestion documentaire réglementaire.
Ce que vous allez apprendre
- → Les durées de conservation exactes par type de document
- → Les solutions d'archivage conformes (cloud, SAE, hybride)
- → Le coût réel d'un système d'archivage IA
- → 3 cas d'entreprises ayant échoué lors de contrôles
- → La checklist des documents à archiver
Infographie : Durées de conservation légales selon l'IA Act
📜 Archivage IA : Ce Que Dit Exactement l'IA Act
L'obligation d'archivage n'est pas une recommandation. C'est une exigence légale inscrite dans plusieurs articles du règlement européen.
Comprendre ces articles est essentiel pour dimensionner correctement votre système d'archivage.
📋 Les Articles Clés sur l'Archivage
Article 11 - Documentation technique
Les fournisseurs de systèmes IA à haut risque doivent établir et tenir à jour une documentation technique. Cette documentation doit être conservée pendant 10 ans après la mise sur le marché ou la mise en service du système.
Article 12 - Tenue de registres
Les systèmes IA à haut risque doivent permettre l'enregistrement automatique des événements (logs). Ces registres doivent être conservés pendant toute la durée de vie du système, et accessibles aux autorités.
Article 18 - Accessibilité pour les autorités
Toute la documentation doit être mise à disposition des autorités sur demande. Le délai de production n'est pas précisé, mais les contrôleurs s'attendent à une réponse sous quelques jours.
📁 Les 8 Types de Documents à Archiver
L'IA Act impose l'archivage de plusieurs catégories de documents. En voici la liste exhaustive :
- 📋 Documentation technique : Architecture, algorithmes, données d'entraînement, tests
- 📊 Évaluations de conformité : Rapports d'audit, analyses de risques, certifications
- 📝 Logs d'utilisation : Décisions de l'IA, entrées/sorties, horodatages
- 🎓 Preuves de formation : Certificats Article 4, feuilles d'émargement
- 🚨 Rapports d'incidents : Signalements, analyses, mesures correctives
- 📄 Contrats : Accords avec fournisseurs, licences, SLA
- 🏷️ Marquage CE : Déclaration de conformité, certificats organismes notifiés
- 👥 Informations utilisateurs : Notices, CGU, consentements
Pour comprendre l'ensemble des obligations de l'IA Act, consultez notre guide principal. Les obligations spécifiques aux entreprises détaillent les responsabilités par rôle.
"L'archivage n'est pas une simple formalité administrative. C'est la colonne vertébrale de votre capacité à prouver votre conformité en cas de contrôle ou de litige."
— Maître Claire Dubois, Avocate spécialisée en droit du numérique
⏰ Durées de Conservation : Le Tableau Complet
Les durées de conservation varient selon le type de système IA et la nature du document. Voici le tableau de référence.
| Type de document | Système haut risque | Autre système | Point de départ |
|---|---|---|---|
| Documentation technique | 10 ans | 5 ans recommandé | Mise hors service |
| Logs d'utilisation | Vie + 10 ans | Vie + 3 ans | Création du log |
| Évaluations conformité | 10 ans | 5 ans | Date de l'évaluation |
| Rapports d'incidents | 10 ans | 10 ans | Clôture de l'incident |
| Certificats formation | 5 ans | 5 ans | Date d'obtention |
| Contrats fournisseurs | 5 ans | 5 ans | Fin du contrat |
| Déclaration CE | 10 ans | N/A | Mise sur le marché |
| Modèles IA (weights) | Chaque version utilisée | Version active | Déploiement |
Attention aux cumuls
Si un système IA est utilisé pendant 8 ans puis mis hors service, les logs doivent être conservés 8 + 10 = 18 ans au total. Anticipez ces durées dans votre stratégie d'archivage !
🔄 Cas Particuliers de Durées
Certaines situations imposent des durées de conservation prolongées :
- ⚖️ Litige en cours : Conservation jusqu'à épuisement des voies de recours
- 🔍 Enquête administrative : Gel des suppressions jusqu'à clôture
- 🏥 Secteur santé : 20 ans minimum pour les données médicales
- 🏦 Secteur financier : Durées spécifiques selon réglementations sectorielles
💾 Solutions d'Archivage Conformes à l'IA Act
Choisir la bonne solution d'archivage est crucial. Elle doit garantir l'intégrité, la disponibilité et la pérennité des documents sur des périodes pouvant atteindre 20 ans.
☁️ Option 1 : Cloud Souverain
L'archivage cloud est pratique mais nécessite des garanties spécifiques.
Critères obligatoires
- → Hébergement dans l'Union Européenne
- → Certification SecNumCloud ou équivalent
- → Garantie contractuelle de pérennité 10+ ans
- → Chiffrement AES-256 minimum
- → Export en formats standards (PDF/A, XML)
Fournisseurs recommandés : OVHcloud, Scaleway, Outscale, 3DS Outscale.
🏛️ Option 2 : Système d'Archivage Électronique (SAE)
Le SAE est la solution la plus robuste pour garantir la valeur probante des documents.
- 📋 Norme NF Z42-013 : Standard français de référence
- 🔒 Horodatage qualifié : Conforme eIDAS pour prouver la date
- ✍️ Signature électronique : Garantit l'intégrité
- 📊 Traçabilité complète : Qui a accédé, quand, quoi
Solutions SAE : Arkhineo, Docaposte, CDC Arkhinéo, Xelians.
🔀 Option 3 : Approche Hybride
Combinez le meilleur des deux mondes selon la criticité des documents.
| Type de document | Solution recommandée | Justification |
|---|---|---|
| Logs volumineux | Cloud souverain | Coût/Go optimisé, accès rapide |
| Documentation technique | SAE | Valeur probante, intégrité |
| Certificats formation | SAE | Preuve légale, signature |
| Rapports d'incidents | SAE | Valeur probante critique |
| Modèles IA (weights) | Cloud + versioning | Volumes importants, reproductibilité |
🎯 Votre archivage est-il conforme ? (Quiz 3 min)
💼 3 Cas d'Échecs d'Archivage Lors de Contrôles
Pour comprendre l'importance de l'archivage, voici trois situations réelles où des entreprises ont été sanctionnées.
🏭 Cas 1 : Industriel et Logs Effacés
Un équipementier automobile utilise l'IA pour le contrôle qualité de pièces critiques. Suite à un rappel produit, l'autorité demande les logs de décision sur 18 mois.
Le problème
Les logs étaient stockés sur un serveur local avec une rotation automatique de 90 jours. Les données demandées avaient été écrasées. Impossibilité de prouver le bon fonctionnement du système IA au moment des faits.
Conséquence : Amende de 2,3 millions d'euros + présomption de défaut aggravée dans le contentieux produit.
🏥 Cas 2 : Clinique et Documentation Incomplète
Une clinique utilise un système IA d'aide au diagnostic radiologique. Un patient conteste un diagnostic manqué par l'IA.
Le problème
La documentation technique du système IA était disponible... en anglais uniquement, dans une version obsolète, sans les mises à jour appliquées. L'équipe ne savait pas où trouver la version à jour.
Conséquence : Impossibilité de se défendre efficacement. Indemnisation du patient majorée. Obligation de mise en conformité sous 3 mois.
📱 Cas 3 : Startup et Preuves de Formation Manquantes
Une startup de recrutement IA fait l'objet d'un contrôle sur la non-discrimination. L'inspecteur demande les preuves de formation Article 4.
Le problème
Les formations avaient été réalisées, mais les certificats étaient dans les boîtes mail des collaborateurs, certains ayant quitté l'entreprise. Aucune centralisation, aucun système d'archivage.
Conséquence : Avertissement formel + obligation de refaire toutes les formations avec archivage centralisé. Coût : 45 000€ de formations + 15 000€ de mise en place SAE.
"Dans 80% des contrôles que je réalise, le premier problème identifié est l'incapacité à produire rapidement les documents demandés. L'archivage est le parent pauvre de la conformité IA."
— Jean-Philippe Martin, Inspecteur DGCCRF
🚀 Plan de Mise en Place en 7 Étapes
Voici la méthodologie pour déployer un système d'archivage conforme à l'IA Act.
Inventaire Documentaire
Durée : 2 semaines
Identifiez tous les documents liés à vos systèmes IA : où sont-ils ? Sous quel format ? Qui les détient ? Utilisez notre checklist des 8 catégories comme base.
Livrable : Cartographie documentaire complète
Classification par Durée
Durée : 1 semaine
Affectez à chaque document sa durée de conservation légale. Tenez compte du niveau de risque de vos systèmes IA.
Livrable : Tableau de classification avec durées
Choix de la Solution
Durée : 2 semaines
Évaluez les solutions d'archivage selon vos besoins : volume, criticité, budget. Demandez des devis à 3 fournisseurs minimum.
Livrable : Cahier des charges + choix fournisseur
Définition des Accès
Durée : 1 semaine
Qui peut consulter quoi ? Modifiez ? Exporter ? Définissez une matrice de droits conforme au principe du moindre privilège.
Livrable : Matrice des habilitations
Automatisation
Durée : 3 semaines
Configurez des workflows pour capturer automatiquement les documents : connecteurs vers vos outils IA, horodatage automatique, versioning.
Livrable : Workflows opérationnels
Tests de Récupération
Durée : 1 semaine
Vérifiez que vous pouvez retrouver et produire n'importe quel document en moins de 48h. Testez les formats d'export.
Livrable : Rapport de tests
Procédure de Purge
Durée : 1 semaine
Mettez en place un processus de suppression sécurisée à l'expiration des délais. Documentez chaque destruction.
Livrable : Procédure de purge documentée
Durée totale estimée
11 semaines pour un système d'archivage opérationnel. Ajoutez 2-3 semaines de marge pour les imprévus.
💰 Simulateur Coût Archivage IA
⚠️ Les 7 Erreurs Fatales en Archivage IA
Évitez ces erreurs courantes qui peuvent vous coûter très cher.
❌ Erreur #1 : Confondre Sauvegarde et Archivage
La sauvegarde protège contre la perte de données. L'archivage garantit la conservation longue durée avec valeur probante. Ce n'est pas la même chose.
❌ Erreur #2 : Archiver dans des Formats Propriétaires
Si votre fournisseur de logiciel disparaît dans 8 ans, pourrez-vous encore lire vos documents ? Utilisez des formats ouverts : PDF/A, XML, JSON.
❌ Erreur #3 : Négliger les Métadonnées
Un document sans contexte est inexploitable. Archivez avec : date, auteur, système IA concerné, version, classification.
❌ Erreur #4 : Oublier les Logs Applicatifs
Les logs de décision IA sont souvent les premiers à être demandés. Et les premiers à être écrasés par rotation. Configurez une rétention longue durée.
❌ Erreur #5 : Ne Pas Tester la Récupération
Archiver c'est bien. Pouvoir récupérer c'est mieux. Testez régulièrement la restauration de documents anciens.
❌ Erreur #6 : Sous-Estimer les Volumes
Les logs IA peuvent représenter plusieurs To par an. Anticipez la croissance sur 10+ ans dans votre dimensionnement.
❌ Erreur #7 : Ignorer la Localisation des Données
Vos archives doivent rester dans l'UE. Vérifiez les clauses de vos contrats cloud, y compris les sauvegardes de reprise d'activité.
❓ Questions Fréquentes sur l'Archivage IA
La durée varie selon le type de système et de document. Pour les systèmes à haut risque, la documentation technique doit être conservée 10 ans après la mise hors service du système.
Les logs d'utilisation doivent être conservés pendant toute la durée de vie du système plus 10 ans. Pour les autres systèmes, une durée de 5 ans est généralement recommandée.
Les documents à archiver incluent : la documentation technique complète du système IA, les rapports d'évaluation de conformité, les logs d'utilisation et de décision, les certificats de formation Article 4.
N'oubliez pas également les rapports d'incidents, les contrats avec les fournisseurs IA, les déclarations de conformité CE, et les preuves d'information aux utilisateurs.
Oui, mais avec des précautions strictes. Le cloud doit être souverain, c'est-à-dire avec des données hébergées exclusivement dans l'Union Européenne.
Exigez des garanties contractuelles de pérennité sur 10 ans minimum, un chiffrement AES-256, et la possibilité d'exporter vos données dans des formats standards. Les certifications SecNumCloud sont un gage de confiance.
L'intégrité se prouve par plusieurs mécanismes techniques complémentaires. L'horodatage qualifié (conforme eIDAS) certifie la date d'archivage. La signature électronique garantit que le document n'a pas été modifié.
L'empreinte cryptographique (hash SHA-256) permet de détecter toute altération. Un Système d'Archivage Électronique conforme NF Z42-013 intègre tous ces mécanismes.
La perte de documents peut être considérée comme un manquement grave aux obligations de l'IA Act. En cas de contrôle, l'incapacité à produire la documentation requise vous expose à des sanctions pouvant atteindre 15 millions d'euros ou 3% du CA mondial.
De plus, en cas de litige, l'absence de preuves jouera systématiquement en votre défaveur. Des sauvegardes redondantes et géographiquement distribuées sont absolument essentielles.
Oui, pour les systèmes à haut risque, l'article 12 de l'IA Act impose la conservation des logs pendant toute la durée de vie du système plus 10 ans.
Ces logs doivent permettre la traçabilité complète des décisions de l'IA et faciliter les enquêtes en cas d'incident. Si votre système fonctionne 5 ans, vous devrez conserver les logs 15 ans au total.
Les modèles IA (weights, paramètres) doivent être versionnés et archivés avec leur documentation associée. Chaque version déployée en production doit être conservée pour permettre la reproduction exacte des résultats.
Utilisez des outils de versioning comme DVC (Data Version Control) ou MLflow avec archivage des artefacts vers un stockage pérenne. Documentez les dépendances (librairies, versions Python, etc.).
L'archivage papier n'est pas interdit par l'IA Act, mais il est fortement déconseillé pour les documents IA. Les logs et données techniques ne peuvent physiquement pas être archivés sur papier.
La documentation technique peut l'être en théorie, mais vous perdez tous les avantages de la recherche rapide, de la vérification automatique d'intégrité, et de l'accès immédiat exigé par les autorités.
Les archives doivent être accessibles à plusieurs catégories de personnes : les autorités de surveillance sur demande, le responsable IA de l'entreprise, les auditeurs internes et externes.
Les équipes techniques doivent pouvoir accéder aux logs pour l'analyse d'incidents. L'accès doit être tracé et les droits doivent suivre le principe du moindre privilège.
La suppression n'est autorisée qu'à l'expiration de la durée légale de conservation ET en l'absence de tout litige ou enquête en cours concernant le système IA.
Mettez en place une procédure de purge formelle : vérification des délais, validation par le responsable IA, suppression sécurisée (effacement certifié), et documentation de la destruction.
🎓 Formez-vous à la Gestion Documentaire IA
L'archivage fait partie des obligations des fournisseurs IA et des obligations de déploiement. Une formation complète est essentielle.
Formation Certifiante AI Act - Module Archivage
Maîtrisez les obligations d'archivage, les durées de conservation et les solutions conformes.
- ✅ Module archivage inclus
- ✅ Templates de classification fournis
- ✅ Checklist documentaire complète
- ✅ Certificat reconnu
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✅ Conclusion : L'Archivage, Pilier de Votre Conformité
L'archivage n'est pas une tâche administrative secondaire. C'est le fondement de votre capacité à prouver votre conformité à l'IA Act.
Les 3 points essentiels à retenir
- 1️⃣ 10 ans minimum : C'est la durée de conservation pour les systèmes à haut risque
- 2️⃣ 8 catégories de documents : De la doc technique aux certificats de formation
- 3️⃣ Valeur probante : Utilisez un SAE ou un cloud certifié pour garantir l'intégrité
Le coût d'un système d'archivage conforme se chiffre entre 5 000€ et 25 000€ selon la taille de votre organisation. Le coût de l'absence d'archives en cas de contrôle ? Jusqu'à 15 millions d'euros.
Ne remettez pas à demain ce qui pourrait vous sauver lors d'un contrôle. Mettez en place votre système d'archivage IA dès maintenant.
Sources Officielles Citées
- Règlement (UE) 2024/1689 - Articles 11, 12, 18 • Journal officiel de l'UE
- CNIL - Durées de conservation des données • Recommandations RGPD
- ANSSI - Prestataires d'archivage électronique • Référentiel SecNumCloud
- AFNOR NF Z42-013 - Archivage électronique • Norme de référence