Templates IA Act : Documents Prêts
📄 Documentation = 40% du Temps
La rédaction de la documentation technique représente 40-50% du temps de mise en conformité. Avec les bons templates, vous réduisez ce temps de 30-50%.
Rédiger la documentation IA Act de zéro ? C’est des semaines de travail. Utiliser des templates prêts à l’emploi ? C’est gagner un temps précieux et éviter les oublis.
Ce guide vous présente tous les modèles de documents nécessaires pour la conformité IA Act : registres, évaluations de risques, documentation technique, contrats, procédures. Chaque template est détaillé avec son contenu et ses cas d’usage.
Que vous soyez une PME avec 3 systèmes IA ou une ETI avec 20 systèmes, les templates adaptés vous permettent de structurer votre démarche et de démontrer votre conformité aux autorités.
Par Loïc Gros-Flandre
Directeur de Modernee – Agence IA. Créateur de templates de conformité utilisés par +50 entreprises.
📚 Ce que vous allez découvrir
- → Les 12 templates indispensables
- → Contenu détaillé de chaque document
- → Templates par niveau de risque
- → Comment personnaliser les modèles
- → Erreurs à éviter dans la documentation
Infographie : Les 12 templates essentiels pour la conformité IA Act
📋 Templates d’Inventaire (3 documents)
Photo par Campaign Creators sur Unsplash
L’inventaire est la première étape de la conformité. Sans savoir quels systèmes IA vous utilisez, impossible de les classifier et documenter.
📄 Template 1 : Registre des Systèmes IA
Le registre centralise tous vos systèmes IA. C’est l’équivalent du registre des traitements RGPD mais pour l’IA.
| Champ | Description | Exemple |
|---|---|---|
| ID Système | Identifiant unique | IA-2024-001 |
| Nom | Nom commercial ou interne | Chatbot Service Client |
| Fournisseur | Développeur ou éditeur | OpenAI / Interne |
| Usage | Finalité métier | Réponse automatique clients |
| Niveau risque | Classification IA Act | Risque limité |
| Responsable | Propriétaire interne | Dir. Service Client |
| Date mise en prod | Date de déploiement | 15/03/2024 |
| Statut conformité | État actuel | En cours / Conforme |
📄 Template 2 : Fiche d’Identification Système
Une fiche détaillée par système IA, plus complète que le registre.
- 📝 Description technique : Type d’algorithme, architecture, modèle utilisé
- 📊 Données : Sources, types, volumes, durée conservation
- 👥 Utilisateurs : Profils concernés, nombre, formation requise
- 🎯 Objectifs : KPIs, métriques de performance
- ⚠️ Risques identifiés : Biais potentiels, limites connues
📄 Template 3 : Matrice de Classification
Un outil visuel pour classifier rapidement vos systèmes selon l’Annexe III de l’IA Act.
⚠️ Attention aux IA « Cachées »
N’oubliez pas les IA embarquées dans vos outils SaaS : CRM avec scoring, RH avec matching CV, Finance avec détection fraude. Elles doivent aussi figurer au registre.
« Le registre IA est devenu aussi important que le registre RGPD. C’est la première chose que nous demandons lors d’un audit. »
— Consultant Conformité, Big Four
⚖️ Templates d’Évaluation (3 documents)
L’évaluation des risques est obligatoire pour les systèmes haut risque et recommandée pour tous.
📄 Template 4 : Fiche d’Évaluation des Risques
Évalue le niveau de risque de chaque système selon les critères de l’IA Act.
| Critère | Questions à Se Poser | Impact sur Classification |
|---|---|---|
| Domaine d’application | Santé, RH, Justice, Éducation ? | Haut risque si Annexe III |
| Autonomie décisionnelle | Décision automatique ou aide ? | Risque élevé si autonome |
| Impact sur personnes | Droits fondamentaux touchés ? | Critique si droits impactés |
| Réversibilité | Décision corrigeable ? | Risque si irréversible |
| Transparence | Utilisateur sait qu’il interagit avec IA ? | Obligation transparence |
📄 Template 5 : Évaluation d’Impact (FRIA)
Le Fundamental Rights Impact Assessment (FRIA) est obligatoire pour les systèmes haut risque. Il évalue l’impact sur les droits fondamentaux.
- 🔍 Droits analysés : Dignité, vie privée, non-discrimination, accès à la justice
- 📊 Analyse : Impact potentiel, probabilité, gravité
- 🛡️ Mesures : Actions de mitigation, contrôles mis en place
- ✅ Validation : Approbation par le DPO et/ou comité éthique
📄 Template 6 : Checklist de Conformité
Une liste de contrôle exhaustive par niveau de risque pour vérifier que rien n’est oublié.
Photo par Scott Graham sur Unsplash
🎯 Quiz : Quels Templates Vous Faut-il ?
📑 Templates de Documentation Technique (3 documents)
La documentation technique est le cœur de la conformité pour les systèmes haut risque. C’est aussi la partie la plus chronophage.
📄 Template 7 : Dossier Technique Complet
Le dossier technique (Article 11 IA Act) doit contenir :
Description Générale
Nom, version, finalité, fonctionnement général, contexte d’utilisation prévu.
Conception et Développement
Architecture, algorithmes, choix de conception, processus de développement, tests effectués.
Données d’Entraînement
Sources, caractéristiques, volume, traitement, mesures anti-biais, validation.
Performance et Robustesse
Métriques, benchmarks, limites connues, comportement en cas d’erreur.
Sécurité et Conformité
Mesures cybersécurité, logs, traçabilité, contrôle humain, RGPD.
⚠️ Documentation Insuffisante = Sanction
Une documentation incomplète peut entraîner des sanctions jusqu’à 15M€ ou 3% du CA. Les autorités vérifient en priorité la documentation technique.
📄 Template 8 : Déclaration de Conformité UE
Document officiel attestant que le système respecte l’IA Act. Structure imposée par l’Annexe V.
- 🏢 Identification : Fournisseur, mandataire, coordonnées
- 🤖 Système : Nom, modèle, version, n° de série
- 📋 Conformité : Articles respectés, normes harmonisées appliquées
- 🏛️ Organisme notifié : Si applicable, n° et certificat
- ✍️ Signature : Représentant légal, date, lieu
📄 Template 9 : Notice d’Utilisation
Instructions claires pour les utilisateurs du système (Article 13).
- 📖 Objet : Ce que fait le système, ce qu’il ne fait pas
- ⚙️ Utilisation : Comment l’utiliser correctement
- ⚠️ Limites : Situations où le système peut échouer
- 👤 Contrôle humain : Comment superviser et corriger
- 📞 Support : Contact en cas de problème
🏛️ Templates de Gouvernance (3 documents)
Photo par Carlos Muza sur Unsplash
📄 Template 10 : Procédures Internes
Un ensemble de procédures pour encadrer l’utilisation de l’IA dans l’entreprise.
| Procédure | Objet | Fréquence |
|---|---|---|
| Validation nouveaux systèmes | Processus avant mise en production | À chaque déploiement |
| Revue périodique | Audit interne des systèmes existants | Trimestrielle |
| Gestion des incidents | Que faire en cas de dysfonctionnement | À chaque incident |
| Mise à jour modèles | Process de ré-entraînement | Selon dérive détectée |
| Formation continue | Recyclage des compétences | Annuelle |
📄 Template 11 : Plan de Surveillance Post-Marché
Obligatoire pour les systèmes haut risque (Article 72). Définit comment surveiller le système après déploiement.
- 📊 KPIs surveillés : Précision, biais, disponibilité, incidents
- ⏰ Fréquence : Temps réel, quotidien, hebdomadaire selon criticité
- 🚨 Alertes : Seuils de déclenchement, escalade
- 📝 Reporting : Rapports périodiques, destinataires
- 🔧 Actions correctives : Process de correction, validation
📄 Template 12 : Clauses Contractuelles Fournisseurs
Modèle de clauses à intégrer dans vos contrats avec les fournisseurs de solutions IA.
💡 Clauses Essentielles
- ✅ Garantie de conformité IA Act
- ✅ Accès à la documentation technique
- ✅ Notification des incidents
- ✅ Coopération en cas d’audit
- ✅ Engagement de mise à jour
« Les contrats signés avant l’IA Act doivent être renégociés. Sans clauses de conformité, vous portez seul la responsabilité. »
— Avocate spécialisée Tech, Cabinet parisien
🛠️ Comment Personnaliser les Templates
Les templates sont des points de départ. Voici comment les adapter à votre contexte.
📝 Étape 1 : Identifier Votre Profil
| Profil | Templates Prioritaires | Niveau Personnalisation |
|---|---|---|
| Utilisateur IA (déployeur) | Registre, Évaluation, Procédures | Faible |
| Fournisseur IA | Tous les templates + Déclaration | Élevé |
| Importateur/Distributeur | Registre, Contrats, Conformité | Moyen |
📝 Étape 2 : Adapter le Contenu
- 🏢 Contexte entreprise : Taille, secteur, organisation
- 🤖 Spécificités systèmes : Types d’IA, technologies utilisées
- ⚖️ Niveaux de risque : Adapter la profondeur selon le risque
- 🌍 Langues : Français pour autorités, anglais si international
📝 Étape 3 : Valider et Versionner
- ✅ Validation : Faire relire par DPO, juridique, métier
- 📅 Versioning : Numéroter les versions, tracer les modifications
- 🔄 Révision : Planifier des revues trimestrielles
📋 Générateur de Checklist Templates
❓ Questions Fréquentes – Templates IA Act
Pour les systèmes haut risque : registre, documentation technique, déclaration de conformité, plan de surveillance sont obligatoires. Pour les systèmes à risque limité : seules les obligations de transparence s’appliquent. Le registre est recommandé pour tous.
La Commission européenne publiera des templates officiels. En attendant, la CNIL, l’ANSSI, et certains organismes proposent des modèles. La formation IA Act inclut également un pack complet de templates professionnels prêts à l’emploi.
Partiellement. Les registres RGPD peuvent servir de base, mais l’IA Act exige des informations spécifiques : niveau de risque IA, métriques de performance, données d’entraînement, mesures de robustesse. Il faut adapter ou compléter.
Pour un système haut risque : 2-4 semaines de documentation technique. Pour un système risque limité : 2-3 jours. Le registre initial prend 1-2 semaines. Avec des templates pré-remplis, vous gagnez 30-50% de temps.
Pour les documents destinés aux autorités françaises (CNIL, ANSSI), le français est requis. Les documents internes peuvent être en anglais si c’est la langue de travail. Pour l’export, adaptez à la langue de chaque pays.
Pour les systèmes haut risque, une validation juridique est fortement recommandée, surtout pour les clauses contractuelles et la déclaration de conformité. Pour les autres systèmes, les templates standards suffisent généralement.
Prévoyez une révision trimestrielle. Triggers de mise à jour : modification du système, changement de réglementation, incident, audit. Utilisez un système de versioning pour tracer les modifications.
🎯 Conclusion : Gagnez du Temps avec les Bons Templates
Les templates ne sont pas un luxe mais une nécessité pour une conformité efficace. Ils structurent votre démarche, évitent les oublis, et démontrent votre sérieux aux autorités.
Avec les 12 templates présentés, vous couvrez toutes les obligations de l’IA Act. Le plus important est de commencer par le registre et l’évaluation des risques — les fondations de tout projet de conformité.
✅ Ce Qu’il Faut Retenir
- 12 templates essentiels pour couvrir toutes les obligations
- Priorité 1 : Registre + Évaluation risques (tous systèmes)
- Priorité 2 : Documentation technique (haut risque)
- Gain de temps : -30 à 50% avec des templates prêts
- Maintenance : Révision trimestrielle obligatoire
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